Hoje, inicio minha caminhada como escritor periódico de artigos para a Agro Insight.
Como bom administrador, meu primeiro tema não poderia ser diferente, sabemos que as funções básicas da gestão em qualquer organização são: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar e que elas formam um ciclo que, quando bem executado, faz com que a empresa otimize os recursos disponíveis, potencializando os resultados. A tarefa do gestor é fazer com que ele gire de forma contínua com as engrenagens bem ajustadas. Até aqui nenhuma novidade, o que pode ser novidade é que quando falamos em organizações, as propriedades rurais também pertencem a este grupo.
Planejar
O primeiro item do ciclo é o planejamento, nesta atividade a primeira imagem que me vem à mente é o operador de trator preparando a terra ou executando outra atividade do seu dia a dia e se perguntando “Por que estou fazendo isso?”
A resposta a esse questionamento iniciou de meses ou anos atrás. Isso porque tudo se inicia com a pergunta “Que tipo de organização devemos ser?”. A resposta a este questionamento pode ser muito abrangente e ter uma profundidade que só pode ser respondida no longo prazo, pois faz parte do planejamento estratégico.
É o planejamento estratégico que vai determinar por exemplo: que tipo de cultura iremos trabalhar; quanto vamos produzir; se iremos arrendar; se o nosso crescimento será horizontal, plantando cada vez mais ou iremos escalar a cadeia de valor a montante (com produção de insumos) ou a jusante (com armazenagem e escoamento da safra). Se sabe que na agricultura o tempo é diferente de outras áreas, seus ciclos operacionais e financeiros são bem mais longos e por isso qualquer mudança no planejamento estratégico pode gerar prejuízos imensos, pois demoramos para iniciar outro ciclo e corrigir a rota.
Após definir que tipo de organização seremos e para que lado vamos, é dever do gestor comunicar a sua equipe, que irá transformar essas informações em algo um pouco mais palpável, por exemplo, definindo que variedade e tecnologia será aplicada. Para isso o planejamento estratégico definirá a função de cada setor nos objetivos traçados anteriormente. Por sua vez, os objetivos serão traduzidos em metas pertencentes a cada setor como por exemplo: os orçamentos de gastos, metas de produtividade e venda de materiais.
Somente agora aquele operador que se perguntou, “Por que estou fazendo isso?”, irá saber o porquê de estar executando a sua atividade. Momento em que o departamento prepara o cronograma de atividade para ser executado.
Veja que essa jornada começou com algo como: vamos aumentar em 50% nossa área plantada em 3 anos, depois os gestores de departamento transformaram em projeções de quanto de insumos, máquinas e pessoas, iremos precisar para este ano, e por fim chegar ao operador.
Organizar
Com nossos objetivos traçados e a estratégia definida, a segunda função é a de Organizar a empresa para atingir as metas estabelecidas. Quando pensamos nessa função, logo nos vem à mente vários arquivos todos etiquetados e com cada coisa em seu lugar, e não estamos enganados. Porém, primeiramente precisamos organizar nossa estrutura de pessoas, ou seja, determinar quem irá fazer o que. Devemos ter em mente as responsabilidades e autoridades de cada setor. Por fim, organizar a parte física para atender a demanda que virá.
Dirigir
A direção é a parte que todos gostam, é colocar a mão na massa. É trabalhar para que tudo aquilo que foi planejado e organizado seja posto em prática. Neste momento as habilidades de liderança e comunicação são essenciais para manter nossa equipe focada em suas atividades e estas alinhadas com os objetivos estratégicos.
Não podemos deixar de mencionar a mudança de perfil das pessoas que trabalham nas fazendas, hoje, muito mais tecnificadas. Diferente do que ocorria a algum tempo atrás, agora não basta somente mandar, temos que entender a necessidade de explicar o que está ocorrendo, dar um sentido as coisas e alinhar os objetivos individuais aos coletivos. Também devemos prezar pelo aprimoramento contínuo dos processos e pessoas, desenvolvendo nossos colaboradores para que eles estejam sempre habituados e habilitados às novas tecnologias.
Controlar
Ao final devemos olhar para trás e verificar se o que foi proposto está sendo executado e se ainda faz sentido seguir neste caminho. O controle é peça fundamental nessa engrenagem, é ele que deixa o processo de gestão vivo e faz com que o processo seja atualizado constantemente. Para que ele dê bons frutos devemos ter indicadores que nos mostrem a verdade sobre como estão indo nossos processos, não somente o operacional (lavoura), mas também o nosso financeiro, nossos sistemas de aprendizado, nossa relação com os nossos clientes e o nosso planejamento estratégico. Devemos periodicamente olhar para os números e traçar ações para os pontos que saíram do controle, lembrando que nossas ações têm que responder a sete perguntas básica: O que? Por quê? Quem? Quando? Onde? Quanto? e Como?.
Lendo este texto você pode estar se perguntando, mas eu não consigo/preciso fazer tudo isso, minha fazenda é pequena? Isso é a maior armadilha que podemos cair como gestores. Os processos administrativos devem ser seguidos independentemente do tamanho do negócio, o que vai mudar é o detalhamento em cada etapa, é claro que em uma propriedade pequena onde tudo passa pela mão do proprietário os controles deverão ser bem mais simples. O planejamento terá poucas páginas, as pessoas acumularão funções no momento da organização e deverão atuar em vários níveis, do estratégico ao operacional. Porém os passos deverão ser seguidos, mesmo que bem mais simples.
Um último ponto, a expectativa por uma ótima safra, com ótimos preços, pode nublar a nossa visão, por isso foco no planejamento estratégico, porém sempre atento as mudanças de cenários.
